IPO

Três partes no nome, sete colunas na tabela

Pense no formulário de requisição de compra: ele tem um campo para cada pergunta que, esquecida, faz o pedido voltar. Aqui é igual. Entrada, processo e saída dão o nome. Em volta deles, mais quatro colunas impedem os erros de sempre. A última, o tempo, é a que o mapeamento clássico não tem, e sem ela não dá para achar onde o tempo vaza. Clique em cada coluna; o exemplo é um pedido de orçamento.

Passo com verbo e com critério, e não um assunto

No checklist de abertura da loja, “ver o caixa” não se marca com um X; “contar o troco e bater com R$ 200” se marca. A pergunta que separa os dois é uma só: dá para dizer se o passo aconteceu? Se a resposta depende de interpretação, ainda é assunto, e assunto não se cronometra nem se delega. Classifique os seis.

A tabela do processo de hoje, com a espera dentro

O médico pede o exame antes de receitar: sem o retrato de hoje, ninguém diz depois se melhorou. Escreva as duas pontas primeiro, e só depois os passos do meio. Marque EX (de externo) o que depende de outro setor ou sistema; o que você resolve sozinho fica IN (de interno). Descreva o processo de hoje, com defeito e tudo: sem o de hoje, não existe antes para comparar. O exemplo do orçamento já vem preenchido.

A mesma tabela, duas perguntas, dois culpados

Na fila do banco, o tempo que você passa esperando e o tempo que o caixa gasta com você são números diferentes, e cada um tem um culpado. As barras abaixo são a sua tabela. Quanto tempo até quem recebe é uma pergunta; quanto do seu dia aquilo come é outra. Quase sempre o passo que mais demora e o que mais cansa são diferentes, e a pergunta decide qual dos dois você acha.

Barra grande não é o mesmo que problema: análise de crédito precisa demorar. A pergunta é qual passo é maior do que precisaria ser. E tempo estimado continua estimativa depois de virar barra.

Sete nomes para o que vaza, e dois bastam quase sempre

No inventário do almoxarifado, a perda é separada por tipo (vencido, quebrado, extraviado), e o tipo já diz onde procurar. Desperdício aqui não é julgamento: é tudo o que consome tempo e não muda o que o cliente recebe. Os sete nomes vêm do Lean, método criado para cortar o que não agrega valor ao cliente. Dar nome antes de procurar a causa já restringe onde ela pode estar. Numa mesa de escritório, espera e retrabalho costumam responder pela maior parte.

Pergunte por quê até chegar em algo que se decide

Quando a nota fiscal sai errada, “fulano digitou errado” encerra a conversa, mas não impede a próxima nota errada. A primeira explicação chega antes do dado e ocupa o lugar dele. Cadeia que termina numa pessoa quase sempre parou cedo: transforma problema de desenho em problema de gente, e a correção vira cobrança. Puxe a cadeia.

Quando não se sabe nem por onde começar, percorre-se em largura em vez de fundo, com os 6M do diagrama de causa e efeito, a espinha de peixe: material, mão de obra, máquina, método, medição e meio. A lista existe para nenhuma família de causa ficar de fora. Num escritório, método e medição costumam render mais.

A espera não foi acelerada: ela deixou de existir

É como deixar a tabela de frete impressa no balcão: a ligação para a transportadora não fica mais rápida, ela deixa de existir. O mesmo orçamento, depois de mexer nas duas causas: a tabela de preços passou a existir escrita, e o modelo de proposta ganhou os itens que mais se repetem. Destaque o que mudou.

O processo com a tabela escrita exige uma coisa que o de hoje não exige: alguém escreveu a tabela de preços, e esse alguém talvez não seja você.

O número que você mediu contra o número que você chutou

É a mesma conta do pedido de hora extra: horas vezes o valor da hora, e quem aprova quer saber de onde saiu cada número. A conta cabe numa linha: horas economizadas no mês × custo da hora de quem faz. Compare o chute de antes de medir com a medida, e depois ponha os seus números.

O ganho que não vira hora, como a proposta sair no mesmo dia, entra na conversa, e não na conta. Converter à força é o que faz o resto perder credibilidade.

Três pedidos, na ordem do método

Funciona como o roteiro de entrevista do RH: as perguntas vêm antes do parecer, para o parecer não sair do achismo. O primeiro entrevista você antes de escrever: se ele começasse pela tabela, voltaria uma tabela plausível e que não é sua. O segundo puxa a causa sem aceitar a primeira explicação. O terceiro transforma a causa em plano com dono.

A pergunta de bolso: você consegue explicar o seu passo a passo em menos de dois minutos para um colega? Se não consegue, o problema quase nunca é a IA: é que o processo não existe escrito.

Três ideias

IPO

Entrada, processo e saída: o formato de escrever um processo com o que chega, os passos e o que sai pronto.

IN e EX

O passo que você resolve sentado, com o que tem em mãos, e o que depende de outro setor, sistema ou pessoa.

Espera

Tempo parado entre etapas. Conta no prazo de quem recebe e não conta no seu esforço.

Retrabalho

Refazer por erro ou por falta de padrão. Costuma morar no passo que você repete do zero.

Simplificação didática. O processo do orçamento e os seus tempos são fictícios. Um dia de espera foi contado como um dia de calendário. Os limites de quatro a sete passos e as faixas da calculadora são sinais práticos, não regras.