Quando um passo falha

Se ninguém disse o que fazer, o fluxo para no passo que falhou

Na expedição, quando a etiquetadora trava, as caixas param na esteira: nenhuma sai com a etiqueta errada, mas nenhuma sai. Um fluxo (a sequência de passos que roda sozinha, sem você do lado; mais em roteiro fixo ou agente) costuma fazer o mesmo quando um passo falha e ninguém combinou outra coisa. O exemplo desta página: uma gráfica que recebe pedidos de orçamento pelo site e, toda manhã, deixa a lista pronta para o vendedor. Avance e veja onde está o problema de verdade.

Saber em que passo quebrou só é fácil quando o fluxo tem as partes separadas: o que dispara, o que faz, o que entrega. É o que mostra três partes separadas, na página da família.

Quebre um passo e escolha o que o fluxo faz

Todo escritório tem um combinado para quando a impressora para: tentar de novo, mandar para a do outro andar, deixar o documento na fila para depois. Num fluxo também existem respostas prontas, e nenhuma serve para todo passo. Cada uma é uma configuração do passo, feita antes de ligar o fluxo.

Antes de escolher, leia o aviso de erro: ele costuma dizer de que lado está o problema, do seu ou do serviço que você chamou (o número que volta). Tentar de novo num passo de IA é mais uma chamada ao modelo, com o custo e o tempo de uma (quanto custa cada volta). E se quem disparou o fluxo está esperando resposta, como um formulário que mostra “recebido”, o caminho de erro também precisa responder (responder o aviso).

No caminho que não devia acontecer, o fluxo para e diz por quê

No fechamento do caixa, a diferença de dez reais não é empurrada para o dia seguinte: o fechamento para até alguém explicar. Alguns resultados não deviam existir: pedido sem contato num formulário que exige contato, resumo que diz “não consegui”, prioridade fora da lista. Logo depois do passo que pode trazer o absurdo, ponha uma conferência (um passo que só pergunta sim ou não). No lado do “não devia”, o fluxo para de propósito, com uma mensagem escrita, e a parada vira um aviso. Ligue e desligue a conferência na semana da gráfica.

Parar assim não é defeito: é o fluxo dizendo “aqui eu não sei seguir”. É a mesma ideia de o campo que barra o vazio e de passa ou volta, morando dentro da automação: a conferência faz uma pergunta só, escrita antes, e devolve o que não passa.

Seis falhas da mesma gráfica. Qual resposta?

Atraso de entrega e carga extraviada não se tratam do mesmo jeito: um pede paciência, o outro pede telefonema. Três perguntas decidem a resposta: a falha passa sozinha? o passo é crítico, ou só acrescenta? quem consegue consertar?

O painel diz que o passo rodou; só a entrega diz se deu certo

O e-mail com “enviado” no canto não garante que o anexo foi junto. O painel de uma automação (a tela que lista cada rodada, com cada passo marcado em verde ou vermelho) diz se o passo rodou, não se o resultado presta. O caso mais traiçoeiro é o passo de IA que tem uma ferramenta à mão e perde o acesso a ela: ela não quebra, ela responde, com educação, que não conseguiu. Para o painel, responder é sucesso. Compare as duas telas da mesma terça-feira.

O aviso de erro só dispara quando algo fica vermelho. Uma resposta educada nunca fica vermelha.

É o mesmo problema de o erro que não avisa, por outro caminho: lá, um número chega como texto e a conta sai errada sem alarme. O remédio dos dois é o mesmo: conferir o que saiu, não a cor do passo.

Duas regras: guarde o que aconteceu, e diga a quem conserta

O livro de ocorrências da portaria serve a dois leitores: quem precisa saber agora, pelo interfone, e quem vai entender depois, pela página escrita. Na automação é igual. Registrar é guardar uma linha por falha, numa planilha de ocorrências. Avisar é mandar a mesma informação para a pessoa que consegue resolver, no canal que ela olha. Monte o aviso da terça em que alguém renomeou a aba da planilha.

O registro leva as mesmas colunas, uma linha por falha. Depois de um mês, ele responde o que o aviso sozinho não responde: qual passo falha mais, e em que dia da semana.

A mesma falha, descoberta por dois caminhos

O chefe que descobre o problema pelo cliente faz duas perguntas, e a segunda dói mais: o que aconteceu, e por que eu não sabia. A falha da terça é a mesma nos dois lados abaixo. O que muda é quem descobre primeiro.

Peça à IA para percorrer o seu fluxo perguntando “e se este passo falhar?”

Antes de o prédio ganhar uma brigada de incêndio, alguém percorre os andares perguntando: e se esta porta travar? Faça o mesmo com a sua automação, de preferência antes de ligá-la. Cole o pedido abaixo no chat, com os passos do seu fluxo no fim, um por linha. Quem decide a resposta de cada passo continua sendo você: a IA lista, você escolhe.

Vou descrever um fluxo automático meu, passo a passo. Para cada passo, responda numa tabela:
1. O que pode fazer este passo falhar, do meu lado e do lado do serviço que ele chama.
2. Se o passo é crítico (o resultado fica errado sem ele) ou se só acrescenta.
3. Qual resposta faz sentido, e por quê: tentar de novo, seguir em frente, desviar para um caminho de erro, usar uma reserva de outro fornecedor, ou avisar e refazer depois.
4. Se depois dele existe um resultado que "não devia acontecer" e merece uma conferência que pare o fluxo de propósito.
Depois da tabela, responda:
- Se todos os passos terminarem em verde, como eu confiro que o resultado está certo?
- Quem deve ser avisado quando algo falhar, e o que a mensagem precisa dizer para essa pessoa agir sem abrir o fluxo?
Não invente passos que eu não descrevi. Se faltar informação para decidir, pergunte antes.

Meu fluxo:
[cole aqui os passos, um por linha]

Três ideias

Passo

Cada ação do fluxo: ler, pesquisar, resumir, gravar. Falha um de cada vez.

Rodada

Cada vez que o fluxo roda, do começo ao fim. Fica guardada com o que entrou, e por isso pode ser refeita. Nas ferramentas, aparece como execução.

Caminho de erro

Um segundo caminho que o fluxo só toma quando um passo falha.

Reserva

Outro serviço, de outro fornecedor, que faz o mesmo trabalho quando o principal cai.

Conferência

Um passo que só pergunta sim ou não. No lado do “não devia acontecer”, o fluxo para de propósito.

Registro

Uma linha por falha, com quando, onde, o que dizia e como refazer. É o que deixa ver o padrão depois de um mês.

Simplificação didática. O nome de cada recurso e o lugar onde ele se configura mudam de ferramenta para ferramenta; as cinco respostas, a conferência e o aviso são ideias, não botões: cada ferramenta tem o seu jeito de montar. A gráfica, os pedidos, os horários e as mensagens são exemplos inventados. Família Automação; irmãs: API, webhook, JSON, testar em pequeno.