O que pode subir para a IA

A decisão é sobre o dado, e vem antes da ferramenta

Ninguém pergunta se o elevador é seguro para conversar: a pergunta é o que dá para falar nele. Com a IA, a pergunta que todo mundo faz é qual ferramenta é segura, e ela muda de resposta a cada seis meses. A que dura é outra: este dado é meu para compartilhar? A lei brasileira de proteção de dados pessoais diz que a empresa responde pelo que faz com dado pessoal, inclusive pelo que alguém da equipe cola numa ferramenta de fora.

Conteúdo não é só o anexo. O próprio pedido também conta coisas, mesmo com o arquivo limpo e sem nome nenhum.

O pedido passa pelo mesmo critério do anexo: a estratégia da negociação é da família "negociação e concorrência". Peça a leitura neutra (as cláusulas de reajuste, multa e saída, uma a uma) e guarde com você a conclusão sobre qual delas enfraquece a sua posição.

Não existe uma linha só entre o que pode e o que não pode

Na classificação de documentos de uma empresa não há só “público” e “confidencial”: no meio fica o “uso interno”, que é a maior pilha e circula com cuidado. Existem três situações. A do meio é a maior na prática, e é a que quase todo mundo deixa vazia por não saber que existe. O tamanho de cada caixa mostra a forma, não uma medida. Clique em cada uma.

Nove documentos de uma semana comum, trinta segundos cada

É a triagem do malote da manhã: cada envelope leva segundos para ir ao lugar certo, porque o critério foi decidido antes. Verde entra como está. Amarelo entra depois de tirar a identificação. Vermelho não entra. Classifique, e repare nas cinco famílias que pedem cuidado:

A primeira que der "sim" decide

Funciona como o checklist de liberação de um pagamento: a primeira pendência que aparece já trava, e não adianta conferir o resto. Pense num arquivo que você quer anexar hoje e percorra de cima para baixo. Pare na primeira que responder sim. As três primeiras você responde sozinho, olhando para o dado; a quarta pode exigir uma conversa.

Repare que nenhuma das quatro pergunta qual ferramenta você vai usar. É de propósito: a régua precisa continuar funcionando quando o produto mudar de nome, de plano ou de dono.

Tirar o nome não basta: a identificação é o conjunto

Na conversa de corredor ninguém diz o nome, mas “a gerente do terceiro andar que entrou em março” não deixa dúvida de quem é. Uma planilha de avaliação com 240 pessoas. Desligue as colunas e veja quantas pessoas ainda combinam com o que sobrou. A pergunta não é se o nome saiu: é se ainda dá para chegar em alguém cruzando o resto.

As contagens mostram a forma, não a medida: numa planilha real elas dependem de quantas pessoas dividem o mesmo cargo, a mesma unidade e o mesmo mês de admissão.

Trocar o nome por código não é apagar: é tirar a identificação e manter o problema

É como o processo seletivo que entrega os currículos à banca com um número no lugar do nome: a banca avalia tudo, e só o RH sabe de quem é cada número. Troque a versão e repare que a preparada não perdeu nada do que fazia a análise funcionar. O que saiu foi identificação; o que ficou foi estrutura, proporção e o problema.

A troca por código funciona porque a chave fica com você. Apagar o nome sem guardar a correspondência resolve o risco e destrói o trabalho.

Essa troca tem nome: pseudonimizar, trocar o nome por código e guardar a chave. Com a chave guardada com você, a planilha ainda é dado pessoal: o risco cai, a responsabilidade não.

Nomes e números da planilha são fictícios. Em trabalho longo, o nome sai na primeira etapa, antes de qualquer análise, e a tabela que liga código e nome fica com uma pessoa só. Se ele atravessa a primeira etapa, atravessa todas as seguintes e vai parar no documento final.

Para onde vai o arquivo quando você anexa

Mandar um documento pelo motoboy não é guardar na gaveta, mesmo que ele volte rápido: por um tempo, o papel está na mão de outra empresa. A decisão fica mais fácil quando o caminho deixa de ser abstrato. São quatro momentos, e um deles surpreende quase todo mundo. Avance.

Se você usa a IA numa pasta: não existe o gesto de anexar para fazer você parar. Cada arquivo que ela abre sobe para ser processado fora, inclusive o que você não pretendia usar. Estar na sua máquina não quer dizer que não subiu, e o semáforo vale para cada arquivo da pasta. Mais em Pasta com dono.

A IA não é quem limpa o dado: você limpa antes

Ninguém manda o arquivo para a gráfica esperando que ela corrija o erro de digitação: a revisão vem antes, e a gráfica só pega o que escapou. Marque conforme confere o seu arquivo. Quando o texto chega na IA, ele já tem que estar sem identificação. Depois de limpo, o pedido de rede de segurança usa a IA para achar o que escapou, nunca como faxina.

Pedido novo? A primeira rodada é com dado inventado. Na primeira vez, o que você está testando é o pedido, não o dado: ele quase nunca sai certo de primeira, e cada ajuste é mais um envio. Monte três ou quatro linhas fictícias com a mesma forma do arquivo real e acerte o pedido nelas. O dado real, já limpo pela lista de conferência, entra quando o pedido já devolve o que você queria.

Vou colar abaixo um texto em que eu já troquei os nomes por códigos: as pessoas viraram "Colaborador A, B, C", os números de documento viraram "XXXX" e os valores de contrato viraram "[VALOR]".
O que eu preciso: antes de qualquer outra coisa, aponte se ainda sobrou algo que identifique uma pessoa, um cliente, um contrato ou um preço, direta ou indiretamente (cargo, unidade e data que juntos apontam para alguém).
Restrições: não complete nem adivinhe o que foi mascarado. Não use o que eu tirei.
Na dúvida: se um trecho parecer identificar alguém, marque e pergunte antes de seguir.

[cole aqui o texto já com os códigos]

Anexo não tem desfazer. E trocar o nome por código reduz o risco de exposição sem transferir a responsabilidade: o que sai com o seu nome continua pedindo a conferência de Alucinação.

Três ideias

Dado pessoal

Qualquer informação que identifica alguém, direta ou indiretamente: nome, documento, telefone, salário, atestado, avaliação.

Pseudonimizar

Trocar o que identifica por código, mantendo o que a análise precisa. A chave de volta fica com você, e por isso o material ainda é dado pessoal: o risco cai, a responsabilidade não.

Identificação indireta

Quando o nome saiu, mas o que sobrou, cruzado, ainda aponta para uma pessoa.

Regra da casa

A política de dados da sua empresa. Quando existe, vence qualquer régua geral.

Simplificação didática. Isto não é orientação jurídica e não substitui a política da sua empresa nem a palavra de quem responde por proteção de dados onde você trabalha. Quanto tempo o conteúdo fica guardado e o que é feito dele depende do plano e das configurações de cada ferramenta, e muda com o tempo: a fonte é a página de privacidade da própria ferramenta, no dia em que você decidir. As contagens e os tamanhos das caixas mostram a forma, não a medida. Veja também Janela de contexto, sobre o que a IA enxerga depois que o arquivo chega.