Pasta com dono

A mesma pasta, sem dono e com dono

É a diferença entre a gaveta onde tudo foi jogado e o arquivo com pastas etiquetadas: os papéis são os mesmos, mas numa você precisa perguntar e na outra a etiqueta responde. Abaixo, uma pasta de atas de reunião semanal, como costuma ficar depois de um mês, e a mesma pasta arrumada. Os arquivos são quase os mesmos. O que muda é que, na segunda, o lugar responde as perguntas que na primeira alguém precisa lembrar.

A transcrição é a prova: tudo sai dela, e ela não muda

Pense no contrato assinado: você tira cópia, faz anotação, resume, mas o original fica guardado sem um risco, porque é ele que encerra uma discussão. Na reunião, o original é a transcrição bruta: o texto exatamente como o gravador entregou, sem ninguém mexer. A ata, o resumo e a síntese (o resumo organizado do que importa) saem dela, e toda dúvida volta a ela. Por isso ela mora separada do que se produz a partir dela, e ninguém edita, nem para “limpar”. Um mês depois da reunião:

O coordenador diz que nunca aceitou entregar a fase 2 em 30 de outubro. A ata diz que aceitou. Quem tem razão?

A mesma regra vale para a pasta de conhecimento, o lugar onde ficam as sínteses de todas as reuniões, ligadas umas às outras: ela sintetiza, e a fonte bruta fica fora. A síntese aponta para a transcrição por um link; não copia a transcrição para dentro. O manual dessa pasta diz, em duas listas, o que entra e o que não entra.

Copiar a transcrição para dentro da pasta de conhecimento cria duas cópias, e a de dentro envelhece. Mais sobre essa pasta em Obsidian. Por que fato, jeito da casa e passo a passo vão para gavetas diferentes: as três gavetas do registro.

Pastas numeradas pelo papel, que só nascem quando o projeto pede

Funciona como as divisórias numeradas de um fichário: a ordem é sempre a mesma, e você abre direto no lugar certo. Um projeto com várias frentes usa sempre a mesma ordem. O número na frente faz a pasta se ordenar sozinha: primeiro o que se lê para se situar, depois o projeto, as frentes e as reuniões.

E ninguém compra um fichário com cinquenta divisórias para um projeto que está começando. Daí a regra que evita pasta vazia: as pastas nascem quando o projeto pedir. A estrutura cresce com o trabalho, não antes dele. Arraste o tempo do projeto.

Aprovar é mover o arquivo de pasta, e só uma pasta circula

Lembra da mesa com uma bandeja “a assinar” e outra “assinados”? Ninguém escreve “final” no papel: a bandeja já diz em que pé ele está. Na pasta é igual. Um documento que alguém precisa aprovar não ganha _v2, _final, _final-revisado. Ele passa por pastas, e a pasta diz em que estado ele está. Cada uma dessas pastas é um estágio, e só uma circula: só dela sai o que vai por e-mail ou para o comitê. Siga uma ata, e veja em cada passo quem pode mexer.

O modelo tem página própria: modelo. A lista de quem é quem, que mora em fontes/ e vale para todas as atas: arquivo de referência.

O nome começa pela data, para a pasta se ordenar sozinha

É o mesmo motivo de o protocolo carimbar a data no documento: com a data à frente, a pilha se põe em ordem sozinha. O formato: <aaaa-mm-dd>_ATA_<Tipo>_<assunto>. A evidência do mesmo dia (o print da chamada, a foto da sala) usa o mesmo começo de nome e um número no fim. Com o ano primeiro, a ordem alfabética é a ordem do tempo, e a evidência fica encostada na ata que ela prova. Monte um nome e veja onde ele cai nas duas pastas.

Sem acento e sem espaço no nome: o arquivo abre igual em qualquer computador, e o Claude não tropeça na hora de achar.

Oito arquivos de uma semana de reunião. Onde mora cada um?

É como arrumar a mesa depois de uma semana de reuniões: antes de escolher a gaveta, você se pergunta para que serve aquele papel. A pasta tem quatro tipos de lugar, e cada tipo responde uma pergunta: é a prova do que aconteceu? é o que o Claude usa para escrever? é a ata no caminho da aprovação? ou é o que saiu de uso? Descubra o tipo primeiro, e a pasta vem junto. Um arquivo por vez; a pasta, ao lado, vai se enchendo.

Dois meses de reuniões com várias instituições, numa pasta só

No arquivo de um cartório, dá para saber se um documento está registrado sem abrir, só pelo lugar onde ele está. Aqui, a pasta de atas de um projeto real, com reuniões semanais entre várias instituições, depois de cerca de dois meses. Nenhuma ata tem versão no nome, e dá para dizer o estado de cada uma sem abrir nenhuma. Clique numa ata.

A receita mora dentro da pasta, como a folha de instruções presa na impressora do escritório: quem chega lê ali, sem perguntar. Toda pasta com trabalho repetitivo tem um COMO-EDITAR.md, um arquivo de texto simples (é isso que o .md no fim quer dizer) com o padrão, o que tem em cada subpasta, os passos para gerar e as regras que vieram das primeiras atas. Quem chega, pessoa ou Claude, lê ali como se faz. O desta pasta cabe numa página.

# COMO-EDITAR · atas

## O padrão
Toda ata segue o arquivo em modelo/. Mudou o formato? Mude o modelo, não a ata.

## O que tem em cada pasta
- modelo/: a ata de exemplo
- fontes/: o conteúdo de cada ata, em texto, e o pessoas.md, que vale para todas
- em-validacao/: onde as atas novas são gravadas
- aprovadas/: só o que foi aprovado. É a única pasta que circula
- evidencias/: o print da chamada, com a raiz do nome da ata e _01 no fim
- _versoes-anteriores/: o modelo antigo

## Para gerar uma ata
1. Leia a transcrição em reunioes/brutas/. Não edite.
2. Escreva fontes/<data>-<assunto>.md, conferindo cada nome no pessoas.md.
3. Gere .docx e .pdf no formato do modelo e grave em em-validacao/.
4. Avise quem aprova. Não mova nada para aprovadas/.

## Regras que vieram das primeiras atas
- [cada correção que valeu para todas as atas, uma por linha]

Quatro pastas, um modelo e três regras no manual

Ninguém monta o arquivo inteiro do escritório antes do primeiro cliente: começa pelas gavetas que vai usar amanhã. Aqui também não se desenha a estrutura inteira antes de trabalhar. Três passos bastam para a ata da semana que vem, e o resto nasce quando o projeto pedir.

Vamos organizar esta pasta para as atas da reunião [semanal da equipe]. Faça só isto:
1. Crie quatro pastas: reunioes/brutas/, reunioes/leituras/, atas/em-validacao/ e atas/aprovadas/. Não crie nenhuma outra além da do passo 2.
2. Crie atas/modelo/ e ponha lá o arquivo [nome da ata desta semana], que é o formato que toda ata deve seguir.
3. Acrescente ao CLAUDE.md desta pasta estas três regras, com estas palavras:
   - A transcrição em reunioes/brutas/ não se edita. Ela é a prova do que foi dito.
   - Ata nova vai para atas/em-validacao/. Nunca grave em atas/aprovadas/.
   - Só eu movo uma ata para atas/aprovadas/.
Antes de mexer em qualquer coisa, me mostre a lista do que vai criar e espere o meu OK.

Por que essas três vão no manual, e não no pedido de cada semana: o manual de chegada. Quando o mesmo nome errar duas vezes, a lista de pessoas entra em fontes/: arquivo de referência.

Três ideias

Transcrição bruta

O texto da reunião como o gravador entregou. É a prova do que foi dito: não se edita, nem para limpar.

Síntese

O que se produz a partir da bruta: a ata, o resumo, a decisão. Mora em outra pasta e aponta para a fonte.

Estágio

Uma pasta que diz o estado do documento: em validação, aprovado, antigo. Mudar de estado é mudar de pasta.

COMO-EDITAR.md

A receita que mora dentro da pasta: o padrão, o que tem em cada subpasta e os passos para gerar.

Pasta de conhecimento

Onde ficam as sínteses, as decisões e as pendências, ligadas entre si. Não guarda cópia da fonte.

Simplificação didática. Os nomes de pasta são de um jeito que funciona, não uma exigência da ferramenta: o que importa é cada arquivo ter um lugar e um dono. A transcrição, os nomes de arquivo, as datas e os assuntos são inventados. Os números da pasta de atas (22 atas, 21 aprovadas, 1 em validação) foram medidos num projeto real, sem nome, e mostram a forma do problema, não uma meta de tamanho. Família Claude Code; irmãs: o manual de chegada, onde paramos, handoff, arquivo de referência, modelo, Obsidian.