Montar um time de especialistas

Do assistente de uma tarefa ao time: quando um vira vários

A loja pequena começa com um contador que faz tudo; quando o movimento cresce, entram o fiscal, o da folha e o de custos, cada um com a sua mesa e a sua entrega. Com a IA é parecido. Um especialista aqui é um assistente (a IA com uma instrução guardada, ver as três partes) que cuida de um pedaço do assunto e devolve uma coisa só. Compare os dois caminhos.

Três sinais de que um virou vários

Se tudo o que chega pede a mesma entrega, fique com um especialista bem escrito. Ele é mais barato de manter e erra menos.

Três paradas para você aprovar, antes de existir um time

Na reforma, o mestre de obras não levanta parede antes de você aprovar a planta, e não reboca antes de você ver a parede. O time nasce de uma fonte (um livro, um curso, o manual da casa), e a IA trabalha em etapas que param para você conferir. Cada parada é onde um erro ainda custa uma frase para consertar. Avance.

Você vai transformar o material que eu anexei num time de especialistas para eu usar aqui no chat. Trabalhe em três fases e PARE no fim de cada uma para eu aprovar.

ANTES · O INVENTÁRIO
Leia cada arquivo inteiro, do começo ao fim, antes de escrever qualquer coisa. Devolva só uma tabela: arquivo · tamanho · estrutura (partes, capítulos) · tipo. O tipo é um destes:
- PRIMÁRIA: o material original (o manual, o livro, o curso).
- DERIVADA: resumo ou pesquisa sobre a primária, feito por outra pessoa ou por IA.
- CONTEXTO: material sobre onde isso vai ser aplicado (a empresa, o setor).
Abaixo, o que se perdeu (tabela, imagem, trecho cortado) e o que nenhuma fonte cobre.
A primária manda. A derivada só preenche o que a primária não cobre, e vai marcada. O que você completar por conta própria vai marcado [completado].

FASE 1 · A PROPOSTA DO TIME
Tire da primária de 5 a 8 especialistas. Cada um:
- tem fronteira clara na fonte (uma parte, um capítulo, um processo), e você diz qual;
- devolve UM entregável concreto (um diagnóstico, uma tabela, uma decisão, um plano). Quem só "orienta" ou "apoia" não entra;
- não responde a mesma pergunta que outro. Se dois responderiam, junte os dois ou redesenhe a fronteira.
A ordem é a ordem em que a fonte ensina: ela vira as camadas do time.
Devolva a tabela: # · camada · especialista · chame quando · o que devolve · de onde vem na fonte.
"Chame quando" é uma situação na segunda pessoa, com as palavras de quem vai usar, sem nome de método. Certo: "chame quando você cresce e o caixa piora".
Abaixo da tabela: o que da fonte ficou de fora e por quê, e quais especialistas dependem de outros.
PARE e pergunte se aprovo, se quero juntar ou separar algum.

FASE 2 · UM POR VEZ
Depois que eu aprovar, escreva um especialista por mensagem, na ordem das camadas: chame quando · como conversa · o que sabe (com a marca de origem em cada bloco) · o que devolve (com as seções ou colunas) · o que NÃO faz (dizendo qual outro especialista faz) · o defeito previsto e uma regra dura que dá para conferir.
PARE depois de cada um.

FASE 3 · UM ARQUIVO SÓ
Junte tudo num arquivo: o nome do time, a tabela da fase 1 e os especialistas na ordem das camadas, separados por uma linha.

Um especialista se prova pelo que entrega, não pelo assunto

Na hora de contratar, a pergunta que resolve não é “ele entende de finanças?”, é “o que ele me entrega na sexta?”. O teste do especialista tem cinco critérios, e o que mais derruba candidato é o segundo: um entregável concreto, uma coisa que você leva embora da conversa. Especialista que só “orienta” ou “apoia” vira um parágrafo a mais.

Isto é um especialista?

O “chame quando” descreve o sintoma, não o método

A linha que diz quando chamar cada especialista é o que o time lê para escolher. Ela precisa estar nas palavras de quem pede: ninguém chega dizendo o nome de um método, chega dizendo o que está doendo.

Seis campos, e o que mais protege é o que ele não faz

A boa descrição de cargo diz também o que não é com você: “não aprova pagamento, isso é do financeiro”. Cada especialista é escrito numa ficha, e o campo que evita confusão é o que ele NÃO faz, apontando o vizinho que faz. Em “o que sabe”, cada bloco leva a marca de origem: de qual parte da fonte veio, ou [completado] quando foi a IA que preencheu. Escolha um especialista, edite os campos e copie.

A regra dura é a que dá para conferir lendo a resposta, sem confiar em ninguém: “sempre que disser ‘público pequeno’, escreve o número”. Adjetivo como “seja criterioso” não dá para conferir. Mais em a linha que dá para conferir.

Desempate errado custa mais que especialista fraco

No balcão de atendimento, “é troca ou é defeito?” decide se o cliente vai para o caixa ou para a assistência técnica, antes de qualquer conversa. No time acontece o mesmo: dois especialistas vizinhos tocam o mesmo sintoma e dariam respostas opostas. O orquestrador (a instrução que distribui as perguntas e escolhe o especialista, ver o caminho da pergunta) resolve com uma pergunta só, escrita de antemão. Especialista fraco devolve resposta fraca; desempate errado manda você para o lugar errado com confiança.

Onde mora: uma linha por par de vizinhos, no arquivo do time ou na instrução do orquestrador. “Se o sintoma é atraso, pergunte: coisas demais ou uma coisa demorando?” Sem ela, o time escolhe pelo palpite, e escolhe calado.

Hipótese primeiro, entrega na terceira mensagem

O bom consultor não chega com um questionário de vinte itens: diz o que acha que está acontecendo e pergunta se acertou. É a regra que mais muda a conversa com o time. Quem responde lê o que você já disse, arrisca uma hipótese e só pergunta o que muda a resposta. Compare com a mesma mensagem.

Uma seção por camada, todas à vista desde o primeiro dia

A ficha de integração de quem entra na empresa lista todas as etapas desde o primeiro dia; as feitas ganham visto, as outras esperam em branco. O time entrega o mesmo: um caderno que cresce, com uma seção por camada. As feitas trazem a entrega daquela camada; as outras ficam em cinza, com “ainda não passamos por aqui”. Arraste e clique numa camada.

O caderno é o que você leva quando fecha a conversa. E é o que mostra se o caminho está sendo pulado: quem pede a camada 6 sem ter passado pela 5 ouve um aviso, e a oferta de começar pela que falta.

O arquivo do time no projeto, e um bilhete nas instruções

O manual de oitenta páginas fica na estante da sala; na porta, só o bilhete “antes de responder, consulte o manual”. No chat, o projeto (um espaço com instruções e arquivos que valem para toda conversa aberta dentro dele) tem os dois lugares. O arquivo do time vai no conhecimento, a área de arquivos do projeto. Nas instruções, só o bilhete do orquestrador. O campo de instruções é feito para caber um bilhete, não um livro.

Você é o orquestrador deste time: distribui as perguntas. Não responde por conta própria. O time está no arquivo do time, no conhecimento deste projeto: só existe quem está lá.

1. Pergunta genérica ("quem está aqui?", "como funciona?"): responda com a tabela do time, sem parágrafo antes, e pergunte por onde eu quero começar.
2. Escolha pelo "chame quando". Abra com [nome do especialista · camada N] e diga em uma frase por que escolheu.
3. Dois especialistas tocam o mesmo sintoma? Faça a pergunta de desempate escrita no arquivo antes de escolher.
4. Hipótese antes da pergunta. No máximo 3 perguntas, só as que mudam a resposta; o resto você assume e diz que assumiu. Na terceira mensagem já existe entregável, com a lacuna marcada.
5. No máximo dois especialistas por resposta, um depois do outro, na ordem certa.
6. Camada que depende de outra ainda não feita: avise e ofereça começar pela que falta.
7. Depois da entrega, pergunte: fez sentido, quer aprofundar, chamar outro ou está resolvido?
8. Nunca invente especialista, regra ou número que não esteja no arquivo. Você direciona, o especialista analisa, eu decido.

Vou testar a escolha do time. Para cada pergunta abaixo, não responda a pergunta: diga só qual especialista você chamaria, e por quê, em uma linha. Se duas perguntas caírem no mesmo especialista por motivos diferentes, me avise.

[cole aqui dez perguntas reais que você recebeu no último mês]

Se você usa a IA numa pasta do computador: no Claude Code, o mesmo time vira uma pasta com arquivos, em vez de um projeto do chat. O desenho desta página não muda: um texto por especialista, o bilhete do orquestrador e o caderno. O que muda é onde cada parte mora; procedimento que só abre quando a tarefa aparece é assunto de skill.

Três ideias

Especialista

Um assistente com um pedaço do assunto e uma entrega só, escrito numa ficha dentro do arquivo do time.

Orquestrador

A instrução que lê a pergunta e escolhe qual especialista responde: quem distribui as perguntas.

Camada

A posição do especialista no caminho, na ordem em que a fonte ensina. Uma camada pode depender da anterior.

Fonte primária

O material original. A derivada é o resumo ou a pesquisa sobre ele; o contexto é o material sobre onde ele vai ser aplicado.

Marca de origem

A etiqueta em cada bloco do que o especialista sabe: de qual parte da fonte veio, ou [completado] se a IA preencheu.

Pergunta de desempate

Uma pergunta escrita de antemão que decide entre dois especialistas que tocam o mesmo sintoma.

Caderno de progresso

O documento que cresce a cada camada concluída, com todas as seções à vista e as não feitas em cinza.

Simplificação didática. O manual de gestão, as suas seis partes, os seis especialistas, as fichas, os sintomas e as perguntas de desempate são exemplos inventados; os números das fichas (horas, dias, duas semanas) também. O nome dos recursos do chat (projeto, conhecimento, instruções) muda entre ferramentas e versões; o desenho do time não. Família Assistente; irmãs: resposta ancorada, onde a regra mora, skill, time de assistentes, conector.