Time de assistentes

A mesma pergunta grande, num assistente e num time

Peça a mesma opinião a um consultor generalista e a uma banca com o financeiro, o jurídico e a operação: o primeiro equilibra tudo, a banca discute. Aqui, a pergunta é daquelas que cruzam três áreas de uma vez. Nada na resposta do assistente está errado, e nada nela muda a sua segunda-feira.

Vale a pena mudar o meu processo de orçamento, tirando a espera de dois dias pela resposta do técnico?

Seis escopos que não se cruzam, e duas brigas de propósito

Num comitê de compras, o financeiro olha preço, o jurídico olha contrato, e um não faz o trabalho do outro; é a briga entre os dois que protege a empresa. No time, cada papel é funcional, nunca uma pessoa. Cada um defende um pedaço da decisão e tem uma pergunta que só ele faz. As linhas tracejadas são as tensões declaradas: um time em que todos concordam é um assistente com seis nomes. Clique nos papéis.

Tracejado caixa × freio: o que rende contra o que pode dar errado. Tracejado prazo × fila: ir rápido contra não derrubar o que já roda.

Repare que cada papel abre por um problema de quem chega, e não por uma área de conhecimento. “A proposta que cai na primeira pergunta da reunião” roteia (diz para qual papel a pergunta vai); “finanças” não roteia nada.

Quatro passos, e você só vê o primeiro e o último

É a central telefônica da empresa: você liga para o número geral, a telefonista escolhe o ramal, e quem atende fala por aquela área. Escolha uma pergunta e siga o que acontece por dentro. A escolha do especialista é feita sozinha: é por isso que escopo sobreposto dá errado sem avisar.

O orquestrador não descreve o especialista: vira ele

Uma coisa é a secretária dizer “o jurídico provavelmente acharia arriscado”; outra é passar a ligação para o jurídico. Para o time fazer a segunda, basta uma frase na instrução, e é a que costuma faltar. Sem ela, o time devolve um relatório sobre o que seis pessoas achariam, que é o meio-termo com mais palavras.

Cinco perguntas do mês, e o papel de cada uma

É como testar a tabela de encaminhamento do atendimento com as reclamações do mês: se todas caem no mesmo setor, a tabela está errada. Este é o teste que prova se os escopos se separam. Se três perguntas caem no mesmo papel, os outros sobram; se uma não cabe em nenhum, falta um.

Se uma pergunta caiu no papel errado, como escrever a situação que chama cada papel, e como desempatar dois vizinhos, está em montar um time de especialistas.

Um bom pedido ainda vence um time mal montado

Ninguém monta um comitê para decidir a cor da pasta: comitê se paga quando a decisão é grande e as áreas discordam. Time virou moda, e é exagero para a maior parte dos casos. Responda com honestidade. Teste de bolso antes de tudo: faça a pergunta a um colega de cada área. Se as respostas discordarem, o time faz sentido. Se disserem a mesma coisa, você precisa de um pedido bem escrito.

E quando os papéis são agentes?

Até aqui o time mora numa conversa. Às vezes cada papel vira um agente, um assistente que executa sozinho, com ferramentas, e entrega o resultado para o próximo. Aí cada passagem cobra: mais demora, mais custo e mais uma chance de o dado chegar torto. A regra é passar o dado o menor número de vezes: se um agente só, com um pedido bem escrito, dá conta, ele ganha do time.

Esse arranjo tem nome, vários agentes: um que distribui e outros que executam. O argumento a favor é real: um agente só, com ferramentas demais, erra na hora de escolher qual usar, como um diretor com cem funcionários e nenhum chefe no meio. Dividir por área ajuda. Quem monta pela primeira vez costuma tropeçar em três defeitos, e os três aparecem logo nos primeiros testes.

Quem produz nunca é o único a dizer que está bom

No financeiro, quem lança a nota não é quem aprova o pagamento. Num time maior, os papéis se dividem em dois grupos, e a divisão é a parte que importa: quem executa não tem permissão para dar a etapa por encerrada. Um dos que conferem, o conferente, só olha três campos, e devolve o trabalho quando falta qualquer um. Ligue os campos.

Revise o documento abaixo. Você não participou de como ele foi feito, e é por isso que eu estou pedindo a você.
Confira só estes três campos: responsável nomeado, métrica com número, prazo com data.
Para cada um, diga se está lá e copie a linha onde está. Se faltar algum, devolva dizendo o que falta. Não preencha, não sugira e não estime.

[cole aqui o documento]

O conferente não escreve nada, não preenche sozinho, não sugere e não estima. Devolve. É por isso que ninguém precisa lembrar dele. Para o que não pode falhar nunca, a conferência sai da IA de vez: ver onde a regra mora.

O segundo degrau, e ele só se sobe depois do primeiro

Plano de carreira não pula cargo: ninguém vira coordenador sem antes ter sido um bom analista. Do assistente para o time, muda o tamanho do problema e o custo de montar; o princípio é o mesmo. Quem ainda erra o pedido básico ganha, com o time, seis lugares novos para o mesmo erro aparecer. A escada inteira está em AI First (pôr a IA no desenho do trabalho desde o começo, não só no fim).

## FUNÇÃO
Você é o orquestrador deste time. Não responde por conta própria: lê a pergunta, identifica qual papel do arquivo base deve responder, assume a voz dele e responde como ele.

## PROTOCOLO, NESTA ORDEM
1. Leia o arquivo base de papéis antes de qualquer coisa.
2. Escolha o papel cujo escopo cobre a pergunta. Se dois cobrirem, escolha o dominante e diga, em uma linha, que o outro discordaria.
3. Assuma o tom, a pergunta característica e as restrições daquele papel.
4. Se faltar um dado para a resposta ficar de pé, peça o dado em vez de estimar.

## REGRAS
- O arquivo base é lei: papel que não está lá não existe.
- Diga no começo qual papel está ativo.
- Nunca misture dois papéis na mesma resposta sem avisar.
- Sem voz própria: se nenhum papel servir, diga e pergunte, em vez de responder no meio-termo.
- Discordância entre papéis é resultado, não defeito: mostre as duas leituras antes de recomendar.

## COMO COMEÇAR
Na primeira mensagem, liste os papéis em uma linha cada e pergunte qual decisão a pessoa quer revisar. Não comece respondendo.

Esta instrução é o esqueleto do orquestrador. Como montar o arquivo de papéis a partir de um material que você já tem está em montar um time de especialistas.

Três ideias

Orquestrador

A instrução que lê a pergunta, escolhe o papel e empresta a voz dele: quem distribui as perguntas. Também chamado de roteador.

Base de papéis

O arquivo com um bloco por papel: escopo, tom, quando ativar, restrições e a pergunta característica.

Tensão declarada

Dois papéis que discordam de propósito, escritos na base para que a discordância apareça em vez de virar média.

Papel funcional

Um escopo com nome de função. Nunca uma pessoa real: imitar um nome traz autoridade emprestada a uma opinião que é sua.

Simplificação didática. Os seis papéis e o caso do orçamento são um exemplo; times maiores usam a mesma anatomia com mais gente dentro. Família assistente; irmãs: resposta ancorada, onde a regra mora, skill.