Comunicar o resultado

Entregar só os números deixa o gestor sozinho com o trabalho mais difícil

O contador que manda o balancete sem uma linha de comentário deixa o dono da empresa adivinhando se o mês foi bom. Com a análise feita pela IA acontece igual: a nota está certa, e ninguém sabe o que fazer com ela. A frase que serve tem quatro coisas: o número, o grupo onde ele dói, a causa e a ação. Compare as duas versões da mesma notícia.

O grupo é o que a análise chama de segmento: um corte das linhas da planilha com algo em comum, como o canal por onde o cliente agendou. Como achar esse corte está em analisar planilha.

Três parágrafos: situação, interpretação, implicação

O laudo do médico não para no resultado do exame: diz o que o resultado indica e o que você faz a seguir. O resultado de uma análise se escreve na mesma ordem. Situação é o que os dados mostram. Interpretação é o que isso quer dizer: o problema, quem foi afetado e a causa. Implicação é o que precisa acontecer, e quem precisa entrar. Avance e veja cada parágrafo nascer da análise.

Se a causa ainda é suspeita, ela não entra como fato no parágrafo 2: ou vai escrita como suspeita, ou você testa antes. Como testar está em pesquisa com hipótese.

O pedido do e-mail: três parágrafos, teto de palavras e nada de abertura de cartório

Quem já recebeu e-mail começando com “Venho por meio deste” sabe que a primeira linha gastou a atenção e não disse nada. Pedir “resuma a análise para a diretoria” devolve exatamente isso: “Com base nos dados fornecidos, observa-se um cenário desafiador”. O pedido que funciona fixa os três parágrafos, um teto de palavras (o máximo que o texto pode ter) e as aberturas proibidas, e diz o que o leitor precisa conseguir fazer depois de ler. Monte o seu.

A última linha do pedido descreve o que o leitor consegue fazer quando o e-mail estiver pronto. É o jeito de dizer o que você quer ver em vez de ditar cada passo: mais em prompt. Se o e-mail voltar vago, responda na mesma conversa: “No parágrafo 2, cite o grupo afetado, a nota dele contra a dos demais e a causa com nome.”

Relatório informa; pedido de aprovação precisa convencer, e começa pela resposta

O relatório mensal da frota e o pedido de verba para trocar três caminhões usam os mesmos números, mas um termina em “fica registrado” e o outro em “preciso da sua assinatura”. Para informar, a estrutura de relatório basta: o que aconteceu, o que isso quer dizer, a ação. Para convencer, a ordem muda: situação, complicação, pergunta e resposta, com a resposta abrindo a apresentação. O critério: se o próximo passo depende de alguém aprovar, é convencer. O mesmo caso, nos dois jeitos.

As duas estruturas têm sigla conhecida. A de relatório aparece como OIA: observação, insight (o que o dado quer dizer) e ação. A de convencer, como SCQA: as iniciais, em inglês, de situação, complicação, questão e resposta. Na hora de pedir, elas entram em lugares diferentes: a de relatório vai na tarefa (você pede que a IA organize assim); a de convencer vai no contexto (você já escreve o argumento, e ela monta a apresentação em cima dele).

Qual é o caso?

Vou te dar o argumento pronto. Organize uma apresentação de no máximo 8 slides para pedir uma aprovação.
Situação (o que todos já sabem): [ex.: a pesquisa de atendimento é trimestral e a meta é 7,0]
Complicação (o que mudou ou está errado): [ex.: quem agendou por telefone deu 4,1, porque a agenda do telefone não vê os horários do site]
Pergunta (a que isso leva): [ex.: como evitar que a campanha de novembro repita isso?]
Resposta (o que eu recomendo): [ex.: integrar as duas agendas antes da campanha; preciso do OK até dia 15]
O primeiro slide é a resposta. Os seguintes constroem o argumento, cada um com um título que já diz a conclusão. Não deixe a recomendação para o último slide.
Use só os números que estão acima. Se faltar um, escreva [FALTA: ...] no lugar.
Está pronto se quem aprova ler só o primeiro slide e souber o que eu peço e por que é urgente.

Leia só os títulos, em sequência: a história tem que fechar sem abrir nenhum slide

Quem folheia o jornal pela manchete sabe o que aconteceu sem ler matéria nenhuma; uma manchete que diz só “Economia” não conta nada. O título de slide funciona igual, e o gestor costuma ler os títulos antes de ouvir você. O teste: leia só os títulos, em sequência. Se o problema, a causa e o que fazer ficam claros, estão certos. Título bom tem um número, uma comparação ou uma consequência. Troque os títulos da mesma apresentação.

Teste um título seu

Leia só os títulos dos slides, em sequência, sem o conteúdo de nenhum.
1. Escreva em três linhas o que alguém entenderia só por eles: qual é o problema, qual é a causa, o que vai ser feito.
2. Aponte todo título que diz só o assunto (como "Análise de X", "Resultados" ou "Próximos passos").
3. Reescreva esses títulos para que digam a conclusão, com um número, uma comparação ou uma consequência que já esteja no conteúdo do slide.
Não invente número para caber no título.

O pedido que escreve o argumento é separado do pedido que faz o slide

Na agência, o redator fecha o texto antes de o diagramador abrir o arquivo; quando quem diagrama também escreve, sai bonito e vazio. Com a IA vale o mesmo. Primeiro, numa conversa, ela escreve o roteiro: o título de cada slide, dois ou três pontos e o tipo de gráfico. Só depois o roteiro vai para a ferramenta que faz o visual. E o que volta passa por duas conferências: os títulos sobreviveram? Os números continuam lá? Ferramenta de slide costuma reescrever título e enxugar ponto, e o enxugado quase sempre é o número.

Compare o texto destes slides com o roteiro que eu aprovei, que vai abaixo.
1. Liste todo título que mudou, e o título do roteiro que ele substituiu.
2. Liste todo número do roteiro que sumiu ou mudou de valor.
3. Devolva o texto dos slides com os títulos e os números do roteiro restaurados. O resto pode ficar como está.
[cole o roteiro]
[cole o texto dos slides]

Antes de enviar: cada frase do texto está na análise?

Antes de assinar o ofício, a secretária confere o valor por extenso contra a planilha, e não contra a memória. Na hora de escrever bonito, a IA completa: arredonda, generaliza, traz uma comparação com o ano passado que ninguém calculou. Sai no mesmo tom das frases certas. Abaixo, a análise e um e-mail que voltou. Clique nas frases que não dá para defender com a análise, e depois confira.

Releia o texto frase por frase e compare com a análise desta conversa. Para cada frase, diga uma destas três:
(a) está na análise, com o mesmo número;
(b) está na análise, mas mudou: arredondou, generalizou, virou certeza ou trocou o grupo;
(c) não está na análise.
Não reescreva nada ainda. Só a lista, com a frase e a letra.

Os números do texto vêm da análise, e cada um deles precisa ter endereço lá: como pedir isso está em analisar planilha. A conferência rápida de fonte, número e consistência, e quanto pesa o erro, está em alucinação.

Três ideias

Situação

O primeiro parágrafo: o que os dados mostram, com dois ou três números e o grupo mais afetado.

Interpretação

O segundo: o que isso quer dizer. O problema, quem foi afetado e a causa, em palavras de quem não é da área.

Implicação

O terceiro: o que precisa acontecer, quem precisa entrar e até quando.

Teto de palavras

O máximo de palavras que o texto pode ter. Escrito no pedido, impede o relatório disfarçado de e-mail.

Título de conclusão

O título que já diz o ponto do slide, com número, comparação ou consequência. O contrário é o título de assunto.

OIA e SCQA

As siglas das duas estruturas: a de relatório, para informar, e a de situação, complicação, questão e resposta, para pedir aprovação.

Roteiro

O texto da apresentação antes do visual: título, pontos e gráfico sugerido de cada slide.

Simplificação didática. As estruturas de informar e de convencer têm várias versões e nomes; o que importa é a ordem das perguntas, e o teto de palavras é uma escolha sua, não uma regra fixa. A rede que agenda por telefone e pelo site, as notas, os 1.400 e os 640 clientes, o prazo, o custo, os títulos e os casos do quiz são inventados para o exemplo; os pares de títulos de outras áreas foram adaptados de exercícios de aula, com números de exercício. Família Trabalhar com dados; irmãs: analisar planilha, pesquisa com hipótese.