Analisar planilha com IA

Primeiro ela descreve a planilha; a conta vem depois

Quem herda a planilha de um colega não sai somando: primeiro pergunta o que é cada coluna. Com a IA vale o mesmo, e ela não pergunta sozinha. Peça um raio-x: quantas linhas, o que cada coluna quer dizer e de que tipo ela é (número, data, texto livre ou categoria, que é uma lista fechada de rótulos como “Premium” e “Standard”). É no raio-x que aparece o que mudaria a conta, antes de a conta existir. Compare os dois começos, com a mesma pesquisa de satisfação de mil respostas.

Anexei uma planilha. Antes de qualquer conta, faça um raio-x dela:
1. Quantas linhas e quantas colunas.
2. Para cada coluna: o nome, o tipo (número, data, texto livre ou categoria) e o que você acha que ela quer dizer. Marque como suposição o que não estiver escrito na planilha.
3. Células vazias, valores estranhos (texto onde deveria haver número, o mesmo item escrito de dois jeitos) e linhas que parecem total ou subtotal.
4. Três perguntas que esta planilha responde bem, e três que ela não responde.
Se encontrar um problema que muda as contas, pare aqui e me avise. Não calcule nada ainda.

“Em risco” pode ser uma nota baixa ou um rótulo da planilha

Na reunião, “cliente ativo” para o financeiro é quem pagou no mês; para o comercial, é quem comprou no ano. Os dois dizem a mesma palavra e trazem números diferentes. Numa planilha real usada em aula, aconteceu igual: o pedido definia “em risco” como nota geral abaixo de 6, e a planilha já tinha uma coluna com o rótulo “Em Risco”. Mesmo nome, dois números, e a IA escolhe um sem avisar. Troque a definição.

Os dois números estão certos. O erro é ninguém dizer qual dos dois é.

“Antes de calcular, me diga que coluna e que regra você vai usar para definir ‘em risco’, e se existe outra coluna que poderia ser confundida com ela.”

Quatro defeitos comuns, e o que cada um faz com a conta

Antes de mandar o relatório para a contabilidade, você tira a anotação do canto e confere se a soma do rodapé não entrou como mais um lançamento. A planilha que vai para a IA pede a mesma faxina: ela é literal e trata cada linha como um registro (uma loja, um cliente, uma venda). Abaixo, cinco lojas e quatro defeitos que costumam vir juntos. Arrume um por vez e veja o que muda no que ela calcularia.

Célula mesclada é a que foi unida às vizinhas para centralizar um título: bonita para quem lê, confusa para quem procura uma coluna por célula. E número escrito como texto é o mesmo problema que faz uma automação colar 10 com 5 e entregar 105: veja quando 10 + 5 dá 105.

A média esconde o que o segmento revela

O prazo médio de entrega do setor de compras pode estar dentro da meta enquanto um fornecedor atrasa todo pedido: a média dilui o atraso dele nos que chegam cedo. Na planilha, um segmento é um grupo de linhas com algo em comum: o canal de inscrição, a região, o tipo de cliente. Abaixo, uma pesquisa de satisfação olhada de três jeitos. A nota geral é a mesma nos três; muda o que você enxerga.

“Para a nota geral, mostre a média separada por cada coluna de grupo que existe na planilha (canal, região, perfil). Diga em qual delas a diferença entre o melhor e o pior grupo é maior, e quantas respostas tem cada grupo.”

Grupo pequeno engana: uma diferença grande em vinte respostas pode ser acaso. É por isso que o pedido manda dizer quantas respostas tem cada grupo.

Com a ferramenta de calcular, ela faz a conta; sem ela, lê um pedaço e estima

É a diferença entre o colega que somou a coluna inteira na calculadora e o que olhou as primeiras linhas e disse “dá uns seis”. Muitos chats têm uma ferramenta de calcular: um recurso que roda uma conta de verdade sobre o arquivo inteiro (aparece com nomes como análise de dados ou execução de código, e depende do aplicativo e do plano). Ligada, a média vem de conta feita. Desligada, ou não usada, ela lê a parte da planilha que consegue ver e escreve o número que parece provável. A frase sai igual nos dois casos. Ligue e desligue.

Numa aula, com uma planilha de mil respostas, uma das IAs da turma entregou médias que não batiam. Perguntada, ela disse que tinha estimado as médias olhando os primeiros registros. Ela leu; não calculou. E só contou porque alguém perguntou.

Antes de eu usar esse número: você executou um cálculo sobre todas as linhas da planilha, ou estimou olhando uma parte? Diga quantas linhas entraram na conta e quais colunas você usou.
Se estimou, diga isso com todas as letras e refaça calculando sobre o arquivo inteiro, se conseguir. Se não conseguir, me diga que não conseguiu.

Fazer a conta não basta quando a regra da conta está errada. Num questionário pontuado, como um teste de perfil comportamental DISC (cada resposta vale de 1 a 4, e a soma sai por perfil), quem diz qual item conta para qual perfil é a chave de correção que vai no pedido. Ela aplica a chave que recebeu, sem estranhar. Se a chave põe “mantenho minha mesa sempre organizada” na soma de Dominância (o perfil de quem decide rápido e assume o comando), ela soma, devolve o percentual e o gráfico com a mesma segurança.

Por que o mesmo modelo calcula num aplicativo e estima em outro está em LLM e harness: a ferramenta é do aplicativo, não do modelo. E por que ela preenche em vez de dizer que não sabe, em alucinação.

Em planilha, a citação é a coluna e a linha

O auditor não aceita o total do relatório: pede a planilha e a célula de onde ele veio. Num texto, a prova de que a IA leu é o trecho copiado palavra por palavra. Numa planilha, é o endereço do número: a coluna, o corte de linhas que entrou na conta e a contagem. Sem endereço, o número não dá para conferir; só dá para acreditar. Classifique o que voltou.

A partir de agora, em cada número que você me der, traga:
- o número direto, sem arredondar para ficar bonito;
- a coluna de onde ele saiu;
- o corte que você aplicou (quais linhas entraram na conta, e quantas);
- qualquer suposição que você fez para chegar nele.
Se a pergunta exigir uma suposição forte, como “por que caiu?”, responda como hipótese, não como fato. Nunca use uma coluna que não existe na planilha.

É o mesmo teste da transcrição literal para documento, trocado em número: leu ou deduziu.

Ela descreve o número; relevância, gravidade e causa ficam com você

O relatório de auditoria aponta a divergência; quem decide se é erro de digitação ou problema sério é o gestor que conhece a operação. A IA acha desvios depressa e escreve bem sobre eles. Três perguntas, porém, dependem do que só você sabe: a meta, o histórico, o que mudou no mês. Clique em cada uma.

Para a causa, o jeito de perguntar por quê até chegar em algo que se decide está em IPO. Antes de usar os pedidos desta página numa planilha nova, teste numa cujo resultado você já sabe: caça ao erro. E quando a análise virar resumo, confira se nada apareceu que não estava nela: o que voltou a mais.

Três ideias

Raio-x

O primeiro pedido sobre uma planilha: linhas, colunas, o que cada uma quer dizer, de que tipo é, e o que está estranho. Nenhuma conta ainda.

Tipo

O que cabe numa coluna: número, data, texto livre ou categoria (uma lista fechada de rótulos). Número guardado como texto não entra na conta.

Segmento

Um grupo de linhas com algo em comum, como canal, região ou tipo de cliente. É onde a média para de esconder.

Ferramenta de calcular

O recurso do chat que roda a conta sobre o arquivo inteiro. Sem ela, a IA lê o que consegue ver e estima.

Endereço do número

A coluna, o corte de linhas e a contagem de onde um número saiu. É a citação da planilha.

Simplificação didática. O nome da ferramenta de calcular, se ela vem ligada e quanto de uma planilha cabe na leitura mudam entre aplicativos, planos e versões; por isso a pergunta “quantas linhas entraram?” vale em qualquer um. A pesquisa de mil respostas, os 43,0% e os 32,2%, as 252 respostas sem comentário, a região que falta e a média de 5,90 vêm de uma planilha real usada em aula, sem identificação. As lojas, os canais e as regiões com nota, a estimativa de 6,4 e os exemplos das três leituras são inventados para o exemplo. O questionário de perfil é genérico, e os 38% são ilustrativos. Família Trabalhar com dados; irmãs: pesquisa com hipótese, comunicar o resultado.