Comparar caminhos antes de decidir

Uma recomendação sozinha não se avalia: só se aprova

Compras não fecha pedido com uma cotação só: com um número na mesa, você acha o preço salgado e não tem o que fazer com essa impressão, porque não existe um segundo número para dizer se está caro. Com a IA é igual. Diante de uma recomendação isolada, o que você consegue julgar é a redação dela, não o mérito. E ela vai estar bem escrita. Abaixo, a mesma causa, perguntada de dois jeitos.

A margem do canal de distribuição caiu de 24,6% para 21,8%. A causa conferida: desconto concentrado em dois dos doze clientes, que passaram de 5% para 13% e 15%. O que eu faço?

Alçada é o limite de desconto que cada pessoa pode dar sem pedir aprovação a ninguém. Repare que a recomendação do primeiro botão é o caminho A do segundo: o custo existia nos dois casos, só num deles ele estava na tela quando você decidiu.

Peça três caminhos e escreva: não recomende nenhum ainda

Quem abre uma concorrência não conta aos fornecedores qual proposta prefere antes de receber as três: se contar, elas chegam parecidas com a preferida. No pedido à IA, caminho é uma forma diferente de resolver o mesmo problema, com o que ela muda, o que custa e quem aprova. Pedir três custa a mesma mensagem que pedir um. O “ainda” no fim da frase importa: sem ele, a resposta traz três e já elege um, e você volta a avaliar uma recomendação. Escreva a sua decisão e desligue uma linha para ver o que ela evita.

A última frase do pedido não descreve o texto que você quer: descreve a pergunta que alguém vai fazer na reunião. A resposta só serve se sobreviver a ela.

Se os três caminhos são decididos pela mesma pessoa, provavelmente é um só

Três propostas do mesmo fornecedor, no plano básico, no intermediário e no completo, parecem escolha, mas o contrato é um só. O resultado mais comum do pedido sem a linha de descarte é esse: o mesmo caminho em três intensidades. O teste rápido: os três caminhos levam a conversas com pessoas diferentes? Se todos se resolvem na mesma sala, peça de novo. E o piloto, o teste pequeno antes de fazer em grande escala, aparece em quase toda lista, mas não é um caminho: é o jeito de executar qualquer um deles. Classifique.

Os três caminhos que a IA traz são os mais frequentes para esse tipo de problema. A alternativa que depende de conhecer a sua empresa, o histórico com aqueles clientes ou o que já foi tentado no ano passado não vai aparecer. Quando ela existir, acrescente como quarto caminho.

Cada caminho com as premissas à mostra, e a que, se falhar, derruba o caminho

O orçamento anual que diz “considerando que o volume cresce 5%” avisa o que vigiar; o que não diz, só descobre em julho. Premissa é o que precisa ser verdade para um caminho dar certo. Pedir “o que você acha?” devolve uma opinião morna, dos dois lados, sem premissa nenhuma. Pedir cenários, um por caminho, com as premissas escritas, devolve o que você precisa conferir. E a pergunta que mais rende: qual premissa, se falhar, derruba o caminho? O exemplo: o frete subiu três meses seguidos e o contrato vence em quatro meses. Escolha um caminho, marque cada premissa como fato conferido ou suposição da IA, e simule a falha.

A decisão: [renovar o contrato de frete, renegociar agora ou trocar de transportadora antes do vencimento].
O que já se sabe: [os números e os fatos, sem nome de empresa].

Monte um cenário para cada caminho. Em cada um, escreva as premissas: o que precisa ser verdade para ele dar certo. Marque em cada premissa se ela vem do que eu mandei ou se é suposição sua.
Aponte, em cada cenário, a premissa que, se falhar, derruba o cenário.
Não recomende nenhum: a escolha é minha.
Se faltar dado para sustentar uma premissa, diga qual dado seria preciso ter.

Depois de conferir as premissas, a correção vai na mesma conversa:
A premissa [1] do caminho [renovar] está errada: [o fato]. Refaça só esse caminho.

Conferir a premissa é trabalho seu: ela é a parte da resposta que parece fato e muitas vezes é estimativa. Para pedir à IA o argumento contra um caminho já escolhido, ou imaginar o fracasso dele antes de começar (o pré-mortem), os pedidos prontos estão em a IA concorda com você.

Matriz de decisão: os pesos escritos, e a pergunta que vale mais: se o peso mudar um pouco, a escolha muda?

Numa banca de seleção, quem combina antes quanto vale a prova e quanto vale a entrevista não discute o resultado depois: discute o peso, se precisar. A matriz de decisão faz isso com as opções: cada critério ganha um peso (quanto ele conta no total), cada opção ganha uma nota por critério, e a conta dá um ranking. O ranking é a parte menos útil. A que mais rende é a sensibilidade: quanto o peso precisa mudar para o primeiro lugar trocar. Se dois pontos de peso invertem tudo, a escolha não está na conta, está em você. Três cotações de um componente, com notas de 1 a 5. Mexa nos pesos.

Monte uma matriz de decisão com os critérios e os pesos abaixo. Dê a cada opção uma nota de 1 a 5 em cada critério, com o motivo em uma linha. Calcule o total e mostre a conta.

Critérios e pesos: [preço 40% · prazo confiável 35% · flexibilidade 25%]
Opções: [os dados de cada uma, sem nome real e, se preciso, com o preço em índice]

Depois do ranking, a sensibilidade: qual mudança de peso inverte o resultado? Escreva a frase "o resultado inverte se...".

Regras: use só os dados que eu mandei. Opção sem histórico não ganha nota média por falta de dado: falta de dado é risco, e você declara. Não diga qual escolher. Eu confiro a conta na mão e decido.

Confira a conta do primeiro colocado na mão antes de levar. E nem toda decisão cabe em nota: quando o critério é mexer na autonomia de uma equipe ou na regra de comissão, somar pesos inventados dá aparência de objetividade a uma escolha que é sua. Aí, o quadro dos três caminhos, com o custo escrito em palavras, serve melhor que a soma.

Comparar o que é comparável: item por item, com o buraco à mostra

Quem confere a nota fiscal contra o pedido de compra olha linha por linha, não o total: o total pode bater com dois erros que se anulam. Propostas chegam em formatos diferentes, uma em tabela, outra em texto corrido, outra em moeda estrangeira. A IA lê todas e monta uma tabela comum, mas só é justa se três coisas aparecerem: o campo que falta escrito como “não informado”, a moeda convertida com aviso, e o alerta quando dois fornecedores cotaram itens diferentes. Compare a tabela cheia com a honesta.

Minuta contra contrato vigente: estilo ou efeito?

A minuta é a versão proposta de um contrato, antes de assinar; o contrato vigente é o que vale hoje. O fornecedor manda a renovação “igual à anterior”, e a comparação certa separa o que mudou só na redação (estilo) do que muda o efeito. Uma regra resolve a maioria: mudança de prazo, de valor ou de índice nunca é estilo. Classifique cinco diferenças.

Cotação com preço que não pode vazar e contrato com nome das partes: antes de anexar, tire o que identifica. Como decidir o que pode subir está em o que pode subir para a IA. Depois, confira duas cláusulas críticas no original: a IA achou o que você achou? Diferença que ela marcou como estilo, confira antes de aceitar.

A escolha é sua, com uma linha para cada caminho descartado

Na ata de um comitê de compras, além do vencedor fica escrito por que os outros perderam; é essa linha que responde quando alguém pergunta, um ano depois, “e por que não o outro?”. Com os caminhos comparados, escolher é com você, e o que mais vale é a segunda metade: um motivo por caminho descartado. “Era pior” não serve: é conclusão, não motivo. O motivo é o custo específico que você não quis pagar.

Travou entre dois? Três perguntas de desempate

Depois de escolher, um veredito em três

Escolhido o caminho, imagine que ele já falhou e pergunte por quê: é o pré-mortem, e o pedido pronto está em a IA concorda com você. O que sai dele não é uma lista de medos: é um veredito, a resposta curta sobre se o caminho anda agora.

O terceiro é o que quase ninguém escreve, porque parece fraqueza na reunião. É o contrário: é o único dos três que diz o que fazer amanhã de manhã. Decisão adiada sem essa frase volta igual na reunião seguinte.

Plano é o que outra pessoa executa sem você na sala

A ata que diz “o comercial vai alinhar com os clientes” sai da reunião com todo mundo de acordo, e três meses depois o número volta igual no relatório. Faltaram três coisas que ninguém escreveu: quem, até quando, e como se vai saber se funcionou. Um plano é a decisão escrita em linhas, cada uma com nome, data e um indicador (o número que diz, num dia marcado, se aquilo deu certo). Três a cinco linhas bastam. Compare as duas versões da mesma decisão.

Confira uma linha do seu plano

Verbo de postura é o verbo que descreve uma atitude, não uma tarefa: acompanhar, alinhar, monitorar, revisar. Ninguém nunca termina de acompanhar, e por isso ninguém nunca está atrasado. Escreva uma linha e veja.

A decisão tomada: [o caminho escolhido, em uma frase].
O motivo de falha mais provável, do pré-mortem: [a história de como isso falha].

Escreva um plano de no máximo cinco linhas. A primeira linha trata o motivo de falha do pré-mortem.
Cada linha com seis campos: o que fazer · por que a linha existe · que papel faz · até quando · como se faz · um indicador com número e prazo que diga se funcionou.

Regras:
- Nada de verbo de postura (acompanhar, alinhar, monitorar, revisar). Toda linha começa com uma ação que tem fim.
- Não escreva nome de pessoa: escreva o papel. Eu troco pelo nome depois.
- Prazo em dias contados de um evento do plano, não em data de calendário.
- Se o indicador for uma conta, escreva a conta junto.
- Se faltar informação para propor um indicador, escreva "indicador a definir" e diga qual dado seria preciso.

A resposta serve se eu conseguir mandar cada linha para o dono dela sem reescrever, e se ele souber o que fazer sem me perguntar.

Indicador cria comportamento, inclusive o que você não quis: medir só a margem pode levar a equipe a recusar pedido bom de margem menor. Olhe o indicador junto de um segundo número que ele poderia estragar.

Três ideias

Caminho

Uma forma diferente de resolver o mesmo problema, com o que muda, o que custa e quem aprova. Três caminhos de verdade levam a conversas com pessoas diferentes.

Premissa

O que precisa ser verdade para um caminho dar certo. Pode ser fato conferido ou suposição: a diferença só aparece quando você marca.

Premissa que derruba

A premissa de que o caminho inteiro depende. É a primeira a conferir, e a que você vigia depois de decidir.

Matriz de decisão

Uma tabela com critérios, pesos e notas por opção, que soma tudo num ranking. Serve quando os critérios dão para medir.

Sensibilidade

Quanto o peso precisa mudar para o primeiro lugar trocar. Mudança pequena quer dizer escolha frágil.

Não informado

O que a tabela comum escreve quando a proposta não traz o dado. Melhor que um número estimado no lugar do buraco.

Minuta

A versão proposta de um contrato, antes de assinar. Comparada com o contrato vigente, separa estilo de efeito.

Veredito

A resposta curta depois do pré-mortem: segue, não segue, ou falta informação, com o que descobrir e até quando.

Verbo de postura

Acompanhar, alinhar, monitorar, revisar: descreve atitude, não tarefa, e por isso nunca atrasa.

Indicador

O número que diz, num dia marcado, se a linha do plano funcionou. Com a conta escrita junto.

Simplificação didática. A distribuidora, a queda de margem, os descontos, a transportadora, os fornecedores A a D, as notas, os pesos, as cotações, as cláusulas e as linhas do plano são exemplos inventados, e todos os números deles também. A matriz de decisão é um método conhecido de comparar opções; a frase de sensibilidade e as regras do pedido vêm de cursos dados a turmas de gestores. Família Trabalhar com dados; irmãs: analisar planilha, pesquisa com hipótese, comunicar o resultado, a pergunta, as armadilhas.